Pourquoi et comment faire des phases dans un projet ?

Pour plus facilement mener à bien un projet, il est utile de découper celui-ci en phases. Voyons ensemble ce qu’est une phase, le bénéfice que l’on va retirer en découpant un projet en phases et comment mettre cela en place sur vos projets.

Qu’est-ce qu’une phase ?

Tout d’abord une petite définition pour bien savoir de ce dont on parle lorsque l’on parle de phase d’un projet.

Une phase d’un projet va être une partie du projet. C’est une manière de créer des étapes dans le projet.

Lorsque l’on découpe un projet en phase, on réalise un découpage séquentiel : les phases du projet vont s’enchainer les unes après les autres avec un ordre chronologique.

D’abord la phase A, puis la phase B, etc.

Au sein d’une phase, on regroupe les livrables et le travail à réaliser durant la période que dure la phase. Ces activités permettent généralement d’atteindre un objectif intermédiaire précis.

Cela pourrait être par exemple :

  • Avoir tous les plans prêts pour passer à la construction
  • Sélectionner une solution logiciel pour la digitalisation des achats
  • Estimer le cout du projet a plus ou moins 10%

On met en place une organisation du projet pour la réalisation de la phase. Celle-ci est peut-être amené à changer entre les différentes phases si les besoins ne sont pas les mêmes.

En générale, en fin de phase, on réalise un point d’arrêt. On s’assure que le travail réalisé répond bien à l’objectif fixé avant de passer à la suite.

Pour résumer une phase d’un projet est une portion de celui-ci permettant de passer une étape clé.

Quel est l’intérêt de découper un projet en phases.

Maintenant que l’on est clair sur ce que c’est, à quoi cela sert de mettre en place des phases ?

Faire des phases pour structurer le projet

Tout d’abord assez simplement cela permet de séparer et regrouper les actions qui sont réalisées dans une même période temporelle. De cette manière on structure le projet et visualise les étapes principales dans la réalisation de notre projet.

Pour figurer plus facilement cela, considérons que l’on souhaite se faire construire une nouvelle maison.

Nous allons avoir un grand nombre d’action à réaliser :

  • Visiter des terrains,
  • Évaluer les possibilités de financement
  • Définir le besoin pour la maison
  • Choisir un architecte
  • Trouver des entreprises
  • Faire les fondations
  • Réaliser l’électricité
  • Décorer l’intérieur

Et bien entendu encore plein d’autres taches.

Avec des phases, cela peut paraitre plus claire :

  1. Définir les caractéristiques de la maison et trouver le terrain.
  2. Le dépôt du permis de construire
  3. La construction de la maison
  4. L’emménagement dans la maison

J’ai ici fait 4 phases mais on pourrait aussi en faire plus, moins ou les faire différemment.

Par contre on a de suite une meilleure visibilité sur le déroulement du projet.

Les phases du projet permettent d’avancer de manière itérative.

En plus de regrouper de donner de la visibilité sur le déroulement du projet, les phases permettent d’avancer progressivement et de travailler de manière itérative. En découpant le projet, cela nous permet de nous concentrer sur les éléments réellement importants pour atteindre les objectifs de la phase. De cette manière on avance progressivement dans le projet. On se retrouve moins facilement à travailler sur des éléments qui ne sont pas nécessaire dans l’immédiat et qu’il est préférable de réaliser plus tard car on n’a pas assez d’informations.

De cette manière on avance de manière itérative dans le projet.

Poursuivons avec notre exemple précédent :

Lors de la première phase, on se concentre sur les caractéristiques de notre maison : 150m2, trois chambres, un jardin de 700m2 …  et le fait de trouver un terrain qui puisse permettre cela.

A ce moment-là il n’est pas judicieux de faire des plans pour la maison car on ne connait pas encore le terrain. En fonction de celui-ci, la maison que l’on peut construire dessus va varier.

Il faut se concentrer sur le terrain que l’on peut trouver pour construire notre maison.

Une fois le terrain sélectionner et les caractéristiques validées, on peut passer à la suite : réaliser des plans avec un architecte pour pouvoir déposer un permis de construire.

On limite les risques en travaillant avec des phases.

En travaillant avec des phases, on se concentre sur l’objectif intermédiaire de la phase et réalise le travail nécessaire pour l’atteindre. Si on s’aperçoit à la fin de la phase que le projet ne permet pas d’atteindre les objectifs que l’on s’est fixé ou qu’il est nécessaire de réaliser des modifications, seul le travail de la phase est remis en question.

De cette manière on limite les risques de notre projet.

En continuant sur la recherche de notre terrain, si on se rend compte que les terrains disponibles ne permettent pas de de répondre aux besoins que l’on a défini (les terrains sont trop petits ou les prix trop chers pour pouvoir construire la maison que l’on souhaite …), les impacts sont limités.

Il est encore facile de réajuster les caractéristiques de notre maison ou de modifier le projet. Le travail réalisé pour arriver à cette conclusion est limité.

Sans cela, on aurait pu commencer à faire des plans chercher un architecte …,  Cela aurait pu être plus de travail qu’il aurait fallu refaire.

Les phases permettent de planifier ce qui est planifiable.

En travaillant de cette manière, on voit qu’il est relativement simple de planifier de manière fiable les actions à réaliser pour la phase. Par contre les éléments à plus long termes dans les phases suivantes sont eux difficilement planifiables de manière précise.

Avec les phases, on se concentre sur la phase en cours. On planifie précisément celle-ci vu que l’on a les informations pour le faire. Les phases suivantes ne sont, elles, pas détaillées. On reste avec une vision macroscopiques vu que l’on n’a pas assez de connaissances pour les détaillées.

De cette manière on évite de perdre du temps à essayer de planifier des actions et des livrables précisément alors que l’on n’a pas les informations nécessaires pour cela. On gagne du temps et on évite de faire des prévisions fausses.

Dans le cadre de notre exemple,

On ne va pas chercher à prévoir quand on va louer camion pour déménager, ni même quand l’électricien doit intervenir, alors que l’on est encore en train de définir les plans avec l’architecte.

Si on essaie de la faire, on va passer beaucoup de temps pour évaluer les différents paramètres qui peuvent impacter cet élément. Même si on arrive à une conclusion avec une date relativement précises, la probabilité que celle-ci soit bonne est très faible. Les risques que les éléments encore méconnues diffèrent de la prévision sont encore trop important.

Il est par contre plus simple et plus fiable de planifier les éléments nécessaires pour pouvoir déposer le permis de construire.

Il est plus facile d’adapter l’organisation du projet tout au long de celui-ci lorsqu’il y a des phases

En travaillant avec des phases, il est plus simple de mettre en place une organisation qui est adapté aux besoins du projet. En effet le fait de découper le projet de planifier seulement pour la phase permet de créer une organisation différente pour chaque phase. De cette manière, le management du projet est facilité et correspond plus facilement au besoin.

En revenant à la construction de notre maison, on voit bien que l’on n’a pas les mêmes besoins en fonction des phases :

Pour la première phase, c’est à nous de définir notre besoin et de trouver un terrain. On peut pour cela se faire aider par un agent immobilier.

Pour le dépôt du permis de construire, on va par contre s’en remettre a un architecte qui va réaliser les plans et les démarches pour nous.

La construction va elle encore demander une autre organisation, on va confier la construction de la maison a un maitre d’œuvre (cela peut éventuellement être l’architecte) qui va coordonner les différentes entreprises réalisant les travaux.

On voie bien que les organisations ne vont pas être les mêmes entre les différentes phases. Les personnes en charges du projet ne sont pas les mêmes. Les intervenants et leurs nombres diffèrent. Les besoins en termes de compétences et d’organisations pour mener à bien le projet sont différents.

Sans la mise en place de phases, il est plus compliqué de faire évoluer l’organisation.

Dans la pratique, comment met-on des phases en place dans son projet ?

Pour mettre en place des phases dans son projet il va falloir découper celui-ci en plusieurs parties successives.

Etape 1

Tout d’abord il faut identifier les moments clés du projet, les questions auquel il est nécessaire de répondre pour pouvoir continuer sereinement et les moments ou les besoins pour réaliser le projet changent.

Etape 2

Ces points clés vous permettre de délimiter les phases. A partir de ceux-ci vous pouvez sélectionner ceux qui vous semblent les plus judicieux pour découper votre projet. En fonction du nombre de ceux-ci et de leur proximité il sera peut-être nécessaire de choisir ceux qui sont les plus utiles pour réaliser le découpage.

Etape 3

Vous avez vos différentes séquences entre les différents moments clés que vous avez sélectionnées. Il est par contre utile d’identifier le but principal des phases que vous avez déterminées. Ca sera plus simple et plus lisible par le suite pour vous retrouver dans la projet.

Etape 4

Il est judicieux de prévoir un point d’arrêt à la fin de chaque phase cela peut se faire dans une Gate review (Revue de contrôle). Ça sera l’occasion de faire le point sur l’atteinte des objectifs de la phase. Ça sera aussi le bon moment pour prendre les éventuelles décisions nécessaires pour la suite du projet. Je vous conseille aussi d’en profiter pour vérifier que le projet répond toujours à ses objectifs.

Etape 5

Vous pouvez maintenant planifier en détail votre première phase. Et commencer votre projet.

Je n’ai parlé ici que de phases, mais il est aussi possible de créer des sous phases de la même manière.

Ou pourrait par exemple redécouper notre troisième phase : la construction de la maison avec des sous phases :

  1. 3.1 – Préparer le terrain et faire les fondations
  2. 3.2 – Le gros œuvre
  3. 3.3 – Le second œuvre

Il existe des concepts de phasage du projet préétabli.

Il est aussi possible de suivre ou s’inspirer de concepts de phasage pré établie dans des méthodes connues.

Vous pouvez par exemple vous servir du Front End Loading pour définir les phases de définition du projet.

Si vous réaliser un bâtiment ou une infrastructure, il est probable que vous suiviez une des phases définies dans la loi MOP. Il existe aussi un phasage type assez proche pour les projets industriels.

Si vous travaillez avec des méthodes agiles, les phases et sous phases vont être un peu différentes mais elles vont correspondre aux Releases et aux Sprints.

Mais il en existe encore d’autres plus ou moins précises et formelles : Prince 2, Cycle en V, …

2 comments :

  1. bastien laporte le :

    Article très intéressant

    Merci à vous

    • Tanguy le :

      Merci pour votre retour

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