Les différentes phases d’un projet

Un projet est très rarement réalisé d’une traite, directement dans sa version finale. Dès qu’un projet est un peu conséquent on prévoit différentes phase pour le réaliser.

Pourquoi réaliser un projet en plusieures phases

Commencer directement par prévoir ce que l’on veut réaliser avec le niveau de détail suffisant pour pouvoir le faire est souvent très difficile. De plus, cela implique de dépenser du temps et de l’argent pour des éléments avant qu’ont soit sûr de leur viabilité.

Pour palier à cela, on met en place des phases liées au niveau de détail du projet et de l’incertitude associée. Ce fonctionnement par phases permet d’avoir un niveau « d’engagement » croissant au cours du projet. Cette technique permet de limiter les risques et d’avancer de manière itérative en détaillant au fur et à mesure notre projet.

Le phasage d'un projet

Lorsque le phasage est formalisé, le passage d’une étape à une autre est souvent ponctué par un point d’arrêt. Lors de celui-ci on revoit les décisions prises et la viabilité du projet avant de continuer. Cependant, ce phasage est souvent implicite dans les organisations peu structurées ou peu habituées au mode de fonctionnement projet.

Lorsqu’on agit pour le compte d’un client, une des premières phases est souvent la réalisation d’un devis associé à une proposition technique.

Par exemple, si on veut produire et vendre des T-shirts on va rapidement se dire :

« Avant de commander 2000 T-shirts à vendre, commençons par en acheter 20. Vérifions que l’on arrive à les vendre au prix prévu avant d’aller plus loin. »

Les phases d’un projet industriel important

Les projets industriels de tailles importantes comportent un grand nombre de phases pour arriver à la réalisation du projet. Cela est dû au montant des investissements mais aussi à la complexité de réalisation de ces projets.

On peux à partir de ces phases réduire le nombre d’étapes pour l’adapter à de projets plus simples. Ceci est utile quand ils ne nécessitent pas une structuration aussi approfondie.

Les principales phases d’un projet industriel sont les suivantes :

La faisabilité

L’idée est de très rapidement vérifier si le projet est réalisable (contraintes techniques, règlementaires …) et potentiellement viable d’un point de vue financier.

On réalise généralement pour cela une estimation du budget à ± 50% ainsi qu’un premier planning basic. Ce dernier permet d’avoir une première idée de la date de fin. Pour cela on utilise généralement des données issues de réalisations comparables sans prendre en compte les spécificités du projet.

Dans le cas de la création d’une usine :

On vérifie s’il est possible de l’implanter à l’endroit prévu, on définit sa capacité, regarde les moyens d’expédier les produits…

L’Avant Projet Simplifié (APS)

Maintenant que l’on a une première idée de la viabilité du projet, on commence à regarder plus en avant les spécificités de celui-ci. On définit lors de cette phase les bases de ce que l’on veut faire et les moyens pour y arriver.

L’estimation est précisée pour obtenir une fourchette de ± 30% et le planning se détaille. Pour cela, on étudie les principales spécificités de ce projet par rapport à des projets comparables.

Pour notre usine :

On va définir les différents éléments nécessaires pour la faire fonctionner. On commence à créer une première implantation. Celle-ci va permettre d’avoir une idée des quantités à mettre en œuvre.

L’Avant Projet Détaillé (APD)

Les bases étant posées, on précise ce que l’on compte réaliser en décidant des solutions techniques et des moyens à mettre en œuvre pour arriver à notre fin.

On rentre à un niveau de détail qui permet de connaitre l’ensemble des éléments qui vont être nécessaires à notre projet. On fait en sorte de connaitre de manière fiable le prix de l’ensemble de ces éléments afin de réaliser une estimation à ±10% ou ±15%.

C’est aussi à ce moment là que l’on réalise l’ensemble des démarches administratives (Permis de construire, demande d’autorisations diverses …) qui sont nécessaires. On réalise donc les études avec un niveau de détail suffisant pour pouvoir monter ces dossiers.

En continuant notre exemple :

On va définir l’ensemble des machines à mettre en œuvre, comment elles vont interagir entre elles, les matériaux utilisés …

Les études de détails

Maintenant que l’on sait ce que l’on va réaliser et tout ce qu’il est nécessaire pour cela, il faut préparer la réalisation en définissant tout dans les moindres détails. C’est aussi à ce moment là que l’on réalise les approvisionnements quand ils sont nécessaires.

Cette phase d’études de détails est la plus conséquente. On réalise l’ensemble de ce qui est nécessaire pour le projet en suivant ce qui a été préparé dans les étapes précédentes.

C’est lors de cette phase que l’on définit en détail tous les éléments de notre usine. On réalise l’ensemble des plans nécessaires à sa construction. On achète aussi tout le matériel à monter et les travaux à réaliser.

La Construction / Fabrication

Quand le projet correspond à une réalisation physique cette phase correspond à la concrétisation des études réalisées précédemment. L’ensemble de ce qui est nécessaire à la construction a été prévu lors des étapes précédentes. Il ne reste plus qu’à « suivre le guide » mis en place lors de l’étude de détails et gérer les aléas inévitables.

Notre usine sort de terre après avoir existé seulement sur le papier. Le matériel acheté arrive sur le chantier et est monté par les entreprises en charges des différents travaux.

Le Démarrage / Mise en production

Une fois la réalisation physique terminée, il faut maintenant vérifier que tout fonctionne correctement. Tous les tests de fonctionnement sont réalisés. L’utilisateur final est généralement impliqué pour être formé avant qu’on lui transmettre le produit du projet.

Les installations sont démarrées les unes après les autres. On réalise les tests de performance et forme le personnel qui va l’utiliser. Enfin ce dernier prend la main pour l’exploitation courante.

Adaptabilité du phasage

Les phases présentées précédemment sont plutôt adaptées à des projets de tailles importantes avec une réalisation physique. Celui-ci est assez détaillé et présenté de manière séquentielle. Cependant, cette discrétisation peut être mise en œuvre de manière très variée. Elle est à associer à la taille du projet et à ses caractéristiques et n’est pas obligatoire.

La finalité du projet a aussi un impact sur le choix des phases à mettre en œuvre. Certaines des phases indiquées précédemment peuvent ne pas être applicables. Par exemple, pour les projets manipulant seulement de l’information, la construction n’existe pas.

Dans d’autres cas, il est choisi de faire se chevaucher deux phases ou de sauter certaines phases initiales. C’est en général réalisé pour répondre à des impératifs de planning. Des projets plus modestes peuvent ne pas nécessiter un nombre de phases si important.

Pour un projet de rénovation d’appartement par exemple, trois phases peuvent suffire :

  • Une première phase au cours de laquelle on fait une étude sommaire pour établir un devis. (Celle ci peut correspondre à un APS énoncé précédemment).
  • Une fois le contrat remporté une étude un plus détaillée permet de contracter des entreprises (un mix entre un APD et une étude de détail).
  • Une dernière phase de réalisation mêlant de front les travaux et des études approfondies pour les points qui le nécessitent au cours de la construction.

Phasage fonctionnel

A l’opposé, pour certains projets, en plus de ce premier phasage lié au niveau de détail, on peut rajouter un phasage lié à des morceaux de celui-ci.

Par exemple :

Pour un projet de promotion immobilière comportant plusieurs bâtiments, créer plusieurs phases étalées dans le temps pour chaque bâtiment.

Pour une application, une première phase avec les fonctions de base. Puis d’autres phases pour rajouter des modules avec d’autres fonctions.

Ce phasage fonctionnel peut être mis en place pour diverses raisons :

  • Une trésorerie limitée qui nécessite d’avoir fini une partie avant de commencer la suivante.
  • Confier la réalisation à des entités différentes pour limiter les risques ou accélérer le planning…

Conclusion

Le phasage est un des nombreux outils de l’exécution de projet. Cela permet de limiter son engagement et les risques associés. Même s’il est souvent intuitif, marquer les phases d’un projet améliore l’efficacité de cette méthode.

Des phases classiques sont souvent rencontrées sur des projets conséquents mais celles-ci sont à adapter à la réalisation et la taille du projet.

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à lire l’article sur les différents types d’activités au cours d’un projet ainsi que l’article sur les differentes étapes qui est complémentaire à celui-ci.

De plus, comme une grande partie de ce qui est énoncé sur ce site, ceci est en partie basé sur le Guide normatif PMBOK que je présenterai plus en détail dans un article à venir.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *