Le Front End Loading est un concept de phasage dont le but est de s’assurer de la bonne définition du projet et de son alignement avec ses objectifs. Cette méthode a pour but de maximiser les chances de succès des projets et l’atteinte de leurs objectifs. L’idée est de consolider les données d’entrées avant de lancer la réalisation du projet. De cette manière, les risques sont limités en avançant pas à pas.
Voyons ensemble d’où vient le Front End Loading, en quoi cela consiste et quels sont les bénéfices de cette méthode. Je finirai par vous donner quelques conseils pour appliquer ces principes sur vos projets.
D’où provient le Front End Loading ?
Le Front End Loading a été développé pour les projets industriels et de construction. Ces projets nécessitent un temps de réalisation important et ont un coût élevé.
Un nombre important de projets ne répondaient pas à leurs objectifs initiaux. Ceux qui répondait à leurs objectifs avait régulièrement subi des changements importants une fois leur réalisation commencée. Cela est généralement dû à la complexité et les durées de ce type de projets. C’est cette problématique qui a mené à la structuration des projets industriels avec le Front End Loading.
Pour ce type de projet, modifier les éléments déjà réalisés est difficile et cela coûte rapidement très cher. Dans ce cas, contrairement aux projets informatiques, il est compliqué de mettre en œuvre une réalisation incrémentale. De ce fait, l’utilisation de méthodes agiles est difficilement possible. Pour résoudre ce problème, l’orientation prise par les industriels a donc été de procéder par étapes :
- On s’assure que le projet est en adéquation avec les besoins auxquels il doit répondre.
- On sélectionne la solution la plus adaptée pour répondre aux objectifs.
- Et on définit de manière suffisamment précise le projet avant de lancer sa réalisation.
En quoi consiste le Front End Loading ?
L’idée est d’avancer dans la définition du projet avec trois phases qui ont chacune des objectifs précis.
- FEL 1 : Opportunité
- FEL 2 : Sélection
- FEL3 : Définition
On valide le passage à la phase suivante au cours d’une Gate Review. Durant cette réunion, on vérifie les prérequis et s’assure que le projet réponde a ses objectifs.
A l’issue de ces trois phases, on doit avoir sélectionné la meilleure solution pour répondre aux besoins du projet. Cette solution doit être suffisamment précise pour pouvoir le mettre en œuvre.
La première phase (FEL1) consiste à valider l’idée et son opportunité :
Est-ce que ce que l’on va créer avec le projet va être utile, répondre au besoin, être rentable ?
Cela permet de s’assurer qu’il est utile de développer l’idée à la base du projet.
Pour évaluer la viabilité financière, on réalise une première estimation du budget à ± 50%. On obtient une première idée de la date de fin avec la préparation un premier planning basique. A ce stade, on évalue ces éléments en utilisant des données issues de réalisations précédentes.
Dans le cadre de projet industriel, on valide les contraintes règlementaires et techniques. On formalise aussi la solution à mettre en place.
La deuxième phase (FEL 2) aussi appelée APS (Avant-Projet Simplifié)
La seconde phase (FEL2) permet de trouver le meilleur compromis sur la manière d’atteindre les objectifs du projet.
Parmi les solutions A, B et C, laquelle répondra au mieux aux objectifs du projet ? Est-il préférable de réaliser un projet de plus grande ou plus petite envergure pour maximiser l’atteinte des objectifs ?
Dans cette phase on fait les choix stratégiques sur les solutions et technologies qui vont permettre réalisation des objectifs. On précise aussi le planning et l’estimation pour obtenir une fourchette de ± 30%. Pour cela, on étudie les principales spécificités de ce projet par rapport à des projets comparables.
En restant dans le cadre d’un projet industriel, on définit la capacité et l’implantation générale de l’usine à ce moment-là. On va aussi sélectionner les technologies qui vont permettre de répondre aux besoins du projet.
La troisième phase (FEL 3) aussi appelée APD (Avant-Projet Définitif) ou FEED (Front End Engineering Design)
La troisième phase (FEL3) sert-elle à définir de manière précise ce que l’on va réaliser avec le projet :
Que va t’on réaliser ? Comment va-t-on mener à bien le projet ?
C’est à ce moment-là que les différents points de la définition du projet sont clarifiés. On cherche à savoir en détail ce qui doit être réalisé. On met aussi en place la stratégie de réalisation du projet.
Le niveau de détail doit permettre de connaitre l’ensemble des éléments qui vont être nécessaires à notre projet. On fait en sorte de connaitre de manière fiable le prix de l’ensemble de ces éléments afin de réaliser une estimation à ±10% ou ±15% .
C’est à ce moment-là que l’on réalise les démarches administratives dans le cas où des autorisations sont nécessaires (Permis de construire, demande d’autorisations diverses …). On réalise donc les études préliminaires avec un niveau de détail suffisant pour pouvoir monter ces dossiers.
Toujours dans notre cas d’industrie, on va définir l’ensemble des machines à mettre en œuvre, leur implantation, comment elles vont interagir entre elles, les matériaux utilisés …
Quels sont les bénéfices du Front End Loading ?
Les bénéfices du Front End Loading sont multiples :
On prend les décisions clés sur l’orientation du projet au bon moment. En effet, on prend ces décisions à un moment ou la marge d’action est importante tout en s’assurant d’avoir un niveau d’information suffisant pour prendre des décisions éclairées.
On limite les risques des projets. En avançant par étapes, on limite les investissements en temps et en argent avant de s’assurer que le projet réponde aux besoins. Le fait de réaliser des points d’arrêt à l’issue de chaque phase permet de réévaluer l’intérêt du projet et le cas échéant le stopper ou le réorienter.
On favorise l’atteinte des objectifs du projet. En commençant par étudier les éléments déterminant dans le déroulement du projet et en s’assurant de leurs adéquations avec les besoins auxquels le projet doit répondre, il est plus facile d’atteindre les objectifs du projet. Les décisions stratégiques sont prises à un stade ou la marge d’action est importante. Et les décisions sont prises de manière éclairée.
Le Front End Loading augmente la valeur créée par les projets. En prenant les décisions importantes pour le projet de manière réfléchie en ayant en tête les objectifs du projet, la valeur obtenue grâce au projet est améliorée. On optimise le coût du projet et maximise les bénéfices obtenus.
Dans le cadre d’un programme (ou d’un portefeuille) de projet, cela permet de sélectionner les projets qui apportent le plus de valeur « business » à l’entreprise.
Comment utiliser ces concepts sur ses projets ?
Comment mettre cela en œuvre sur des projets qui n’ont pas l’envergure des grands projets industriels ?
Pour que cela soit facilement mis en œuvre il est nécessaire de simplifier la démarche autant que possible. Je pense qu’il faut donc se concentrer sur les éléments clés de la démarche :
- Ne pas se lancer tête baissée sur le projet.
- Évaluer l’adéquation du projet avec les besoins auxquels il doit répondre.
- Sélectionner la meilleure solution technique pour répondre au besoin du projet.
- Définir précisément le projet avant de le lancer concrètement.
- Réaliser des points d’arrêts entre ces différentes étapes pour prendre les décisions importantes pour le projet.
Cela peut bien entendu être complété avec d’autres éléments pour structurer ces éléments clés et évaluer la maturité des projets.
Si vous souhaitez mettre en œuvre une démarche inspirée du Front End Loading pour vos projets, n’hésitez pas à nous contacter pour que l’on discute ensemble de ce qui correspondra le mieux à votre situation.
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