La Gate review un bon moyen de faire un point d’arrêt dans vos projets ?

Qu’est-ce qu’une Gate review ?

Avant d’aller plus loin voyons ce qu’est une Gate Review.

Une Gate Review est une réunion qui sert de point d’arrêt dans un projet. Celle-ci a généralement lieu à l’issue d’une phase d’un projet.

Lors de cette réunion, vous vérifiez que l’ensemble des conditions sont réunies pour passer à la phase suivante du projet.

L’idée derrière le nom est que les projets passent par une porte. Lorsque toutes les conditions sont validées, vous ouvrez la porte et le projet continue à la phase suivante.

Il est aussi possible de trouver d’autres noms pour ce type de réunion tel que la Revue d’étape, Readiness review, Revue de contrôle, GO NOGO…

Les objectifs de la Gate Review

Cette réunion a plusieurs objectifs :

  • Tout d’abord elle permet d’évaluer le travail réalisé. De cette manière on s’assure que l’ensemble des éléments nécessaires pour passer à la suite du projet sont disponibles. Cela peut par exemple être la disponibilité d’informations, la mise en place d’une organisation ou la réalisation d’achats.
  • Lorsque le projet est divisé en phases, la Gate Review permet de clôturer la phase en cours. De cette manière on fait un bilan de ce que l’on a fait jusque-là.
  • Cette réunion est aussi l’occasion de prendre les décisions importantes sur l’orientation du projet. Vu que les principaux décisionnaires sont présents, c’est souvent l’occasion de valider les choix importants nécessaires à la suite du projet.  
  • Enfin on décide lors d’une Gate Review, plus généralement de la suite à donner au projet.

D’une manière plus simple, ce point d’arrêt permet de réaliser une vérification formelle que l’on peut passer à la suite du projet.

Cette réunion est issue du process « Phase / Gate » de découpage d’un projet notamment suivi par le Front End Loading. Il est cependant possible d’utiliser ce type de réunion de manière plus globale pour réaliser un point d’arrêt dans le projet.

Pourquoi faire des points d’arrêts dans vos projets ?

Maintenant que vous savez ce qu’est une Gate Review, voyons ensemble l’intérêt de réaliser des points d’arrêts dans un projet.

La réalisation de point d’arrêt en cours de projet a de multiples avantages :

  • Réaliser des points d’arrêt dans le projet va permettre de ne pas aller trop vite dans la réalisation du projet.
  • En effet, on va prendre le temps de faire le point et vérifier que les prérequis nécessaires pour continuer sont bien présents.
  • De cette manière on limite les risques du projet. L’ensemble des éléments nécessaires étant disponibles, il y a moins de chance de faire des erreurs ou de devoir revenir en arrière suite à un oubli.
  • Ce processus permet aussi d’avoir les informations nécessaires pour prendre les décisions de manière informée.
  • En plus de cela, le fait de réaliser des points d’arrêts permet de valider l’alignement entre le projet et ses objectifs à chaque point d’arrêt. On évite ainsi de réaliser un projet qui ne va pas nous permettre d’obtenir les bénéfices escomptés.

Comment réaliser un point d’arrêt dans son projet avec une Gate Review ?

La réalisation de point d’arrêt est généralement associée à la mise en place de phase permettant de marquer les différentes étapes du projet.

Que cela soit le cas ou pas, voici comment réaliser ces points d’arrêt :

En amont de la Gate Review

  • Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier ou de fixer les objectifs qui doivent être atteints. De cette manière vous allez obtenir les prérequis nécessaires pour passer à la suite. Dans le cas où vous avez déjà mis en place des phases, vous avez normalement défini des objectifs. Si ce n’est pas le cas il est nécessaire d’y réfléchir en amont.
  • Lorsque l’on pense se rapprocher de l’atteinte de l’objectif ou lorsqu’il est nécessaire d’avoir atteint celui-ci à une date donnée, il faut prévoir l’organisation de la Gate Review.
    • On va pour cela organiser une réunion,
    • Fixer une date,
    • Sélectionner les invités,
    • Et envoyer les invitations,
    • Sans oublier de détailler l’ordre du jour.

Dans la majorité des cas, il est nécessaire que vous invitiez le commanditaire pour cette réunion.

Lors de la réunion servant de point d’arrêt :

  • Commencez par présenter l’avancée du projet et comment vous avez répondu à l’objectif fixé.
  • Passez en revu les prérequis identifiés et vérifiez avec les différents intervenants que ceux-ci sont présents.
  • S’il est nécessaire de choisir une option ou de prendre des décisions sur les orientations du projet, présenter les possibilités, leurs avantages et inconvénients. S’il se dégage une option privilégiée, indiquez celle-ci et expliquer pourquoi elle vous semble la plus adéquate.
  • Réaliser les choix nécessaires pour la suite du projet avec l’ensemble de vos invités.

Clôturer votre Gate Review en validant que le projet répond toujours aux besoins

  • Vérifiez que son déroulement et son orientation permet de répondre aux objectifs globaux du projet.
  • Ceci fait, prenez une décision quant à la suite à donner au projet :
    • Continuer le projet, éventuellement avec des modifications,
    • Revenir en arrière en réalisant des reprises pour réorienter le projet ou approfondir les études réalisées,
    • Arrêter le projet si il ne répond plus au besoin.

Une fois cela fait vous pouvez continuer la phase suivante du projet de manière sereine.

La Gate Review est un type de réunion spécifique. N’oubliez donc pas les bonnes pratiques pour que votre réunion soit efficace.
Pour vous faciliter la tâche dans l’analyse de la situation et dans les vérifications, il est possible de s’appuyer sur différents outils. Cela peut être des procédures internes qui précisent les prérequis nécessaires, la préparation d’une checklist en amont détaillant les points à vérifier, ou un outil plus avancé comme le PDRI.

Conclusion : Maximiser l’atteinte des objectifs de vos projets en réalisant des points d’arrêts avec des Gate Review

La réalisation de point d’arrêts formels sous la forme de Gate Review est une bonne manière de maximiser l’atteinte des objectifs de vos projets. Associée à la mise en place de phases, cela vous permettra de mieux maîtriser le déroulement de vos projets et de consolider la gestion de vos portefeuilles et portfolios de projets.

N’hésitez pas à poser vos questions en commentaires.

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