Vous en avez assez des réunions interminables et improductives ?
Adopter ces 10 techniques pour corriger cela et organiser des réunions efficaces !
Préparez la réunion à l’avance pour que celle-ci soit efficace.
Si vous voulez que votre réunion ne s’enlise pas, il est nécessaire de bien la préparer.
Tout d’abord fixez un objectif à atteindre à l’issue de la réunion
Vous organisez une réunion, c’est bien !
Mais quel est votre but ?
Qu’attendez vous de celle-ci ?
Lorsque vous organisez une réunion, vous devez avoir un but précis pour celle-ci. Cela peut être prendre une décision, trouver des idées, suivre la progression d’un aspect particulier … à vous de voir.
Si vous n’avez pas de but clairement établi, les discussions vont très certainement stagner ou partir dans tout les sens.
Ensuite, collectez les informations nécessaires pour atteindre l’objectif défini.
En fonction de l’objectif défini, préparez les éléments nécessaires pour alimenter les débats et atteindre vos objectifs.
Il n’y a rien de plus insupportable que d’arriver dans une réunion où il manque des éléments pour avancer et où l’on passe son temps à faire des recherches qui auraient pu être faites auparavant.
Par exemple, si votre but est de choisir un fournisseur entre trois offres, préparez à l’avance les offres présentées, le comparatif de celles-ci, ainsi que les autres éléments qui vous semblent judicieux pour prendre une décision.
Fixez une durée raisonnable à la réunion
Les personnes que vous invitez n’ont pas toute la journée devant elles. Leur temps est précieux, comme le votre.
Déterminez le temps qu’il vous paraît nécessaire pour mener les discussions et atteindre vos objectifs.
Celui-ci doit être honnête !
Cela ne sert à rien de prévoir une réunion d’une heure si vous savez qu’il en faut au moins trois pour atteindre votre but. Pas la peine, non plus, de prévoir une heure si vous pensez que cela peut être réglé en un quart d’heure.
Attention, cette durée fixée, il faudra vous y tenir !
Limitez le nombre de personnes de votre réunion
Si vous voulez tenir une réunion efficace, limitez les invités au strict nécessaire. De cette manière, vous réduirez les risques de dévier du sujet et limiterez des discussions peu constructives.
De plus, cela vous évite aussi de bloquer les gens qui ont peu d’intérêt pour les sujets traités.
Les personnes qui ont besoin de savoir ce qui a été dit et décidé pendant la réunion pourront consulter le compte-rendu que vous leur enverrez. Il vous sera aussi possible, à l’issue de la réunion, de les tenir informées par téléphone ou de vive voix. De cette manière, vous êtes sûr que l’information est transmise.
Enfin, envoyez un ordre du jour détaillé de la réunion quelques jour à l’avance
En envoyant un ordre du jour détaillé à l’avance, vous allez permettre aux personnes invitées d’arriver en ayant, elles aussi, préparé cette réunion. C’est cela qui la rendra plus efficace.
Dans l’invitation, détaillez ce qui va être débattu, précisez la durée et indiquez clairement les objectifs à atteindre.
Vous pouvez aussi transmettre, avec cet ordre du jour, les documents et informations collectés précédemment. De cette manière les invités auront le temps de les consulter avant votre rencontre. Ils n’auront pas à découvrir ceux-ci durant la réunion. C’est une latence en moins !
Si, comme dans beaucoup d’entreprises, il vous est nécessaire de prévoir les réunions longtemps à l’avance, vous pouvez planifier celle-ci sans le détail de ordre du jour.
Par-contre, indiquez bien l’objectif de votre rencontre. Vous enverrez quelques jours avant la réunion un rappel précisant le détail de celle-ci et les éventuels éléments utiles.
Lors de la réunion, restez concentré sur votre objectif pour être efficace
Si vous avez suivi les conseils précédents, vous devez avoir les objectifs à atteindre en tête et un ordre du jour détaillé indiquant le déroulé de votre réunion.
Recentrez les débats lorsque c’est nécessaire.
Lors des discussions, il est facile de digresser sur des sujets annexes ne concernant pas l’objet de la réunion.
Lorsque vous vous en apercevez, vérifiez que les propos ne concernent pas votre sujet. Puis n’hésitez pas à interrompre les débats pour recentrer la discussion sur les sujets traités afin d’atteindre votre objectif.
Planifiez d’autres réunions pour les sujets nouveaux
Il arrive régulièrement qu’au cours des discussions de nouvelles problématiques apparaissent. Si vous voyez que celles-ci ne peuvent pas être résolues très rapidement, gardez-les pour plus tard.
Il ne sera pas efficace de passer du temps à discuter de problématiques nouvelles. Personne n’est préparé pour celles-ci, vos discussions seront très sûrement peu constructives.
Quand un nouveau sujet apparaît, notez-le et prévoyez une nouvelle réunion pour le traiter. De cette manière, vous pourrez en débattre dans de bonnes conditions : en étant préparé et en invitant les intervenants adéquats. De plus, vous ne perdrez pas de temps pour atteindre les objectifs de votre réunion.
Libérez vos collègues quand vous n’avez plus besoin d’eux
Dans de nombreux cas, certains invités n’ont pas besoin d’être là pour l’ensemble de la réunion. Seuls quelques éléments les concernent.
Dans ce cas, n’hésitez pas à les faire intervenir ponctuellement. Si c’est possible, commencez par ces problématiques et libérez-les une fois les sujets discutés. Quand ce n’est pas envisageable, prévenez-les à l’avance et faites-les intervenir en cours de réunion.
De cette manière, ils n’auront pas à assister à l’ensemble de la réunion alors que quelques points seulement les concernent. Cela leur permettra d’utiliser leur temps plus judicieusement. De votre coté, vous éviterez d’avoir quelqu’un qui s’ennuie en réunion et risque de dissiper l’assistance.
Respectez la durée prévue pour la réunion
Il est important de respecter la durée que vous avez prévue pour votre réunion. C’est un signe de sérieux.
Vos invités ont généralement prévu d’autres choses après celle-ci. Une fois l’heure de fin atteinte, ils vont être dissipés et ne plus être concentrés. La productivité de la réunion va donc chuter.
Si la durée a été fixée convenablement, le non respect du temps imparti indique qu’il y a eu trop d’égarements. Vous auriez du recentrer les débats plus rapidement.
A l’issue de la réunion, envoyez un compte rendu rapidement
Rédiger et transmettre le compte rendu de la réunion rapidement est indispensable. Cela permettra à l’ensemble des parties prenantes d’avoir une formalisation des décisions prises et des discussions menées. Cela permettra aussi de ne pas perdre de temps dans l’application des actions décidés.
Discuter c’est bien, mais il est indispensable d’agir après.
Conclusion
Ces conseils ne sont pas forcement simples à mettre en œuvre, surtout si cela fait longtemps que vous agissez autrement.
Les résultats peuvent ne pas être immédiats. Il ne suffit pas seulement de mettre ces techniques en place pour qu’elles fassent effet. Vos collègues vont devoir s’y habituer et les adopter.
Il vous sera difficile au début de faire en sorte que vos collègues arrivent préparés et restent concentrés. Cependant, vos collègues verront avec le temps que vos réunions sont plus efficaces et leur temps utilisé plus judicieusement. A ce moment là, ils vous en remercieront, et accepterons plus facilement d’être recadrés.
Pour résumer, pour réaliser une réunion efficace :
- Fixez des objectifs à atteindre à l’issue de la réunion
- Collectez les informations nécessaires pour arriver préparés
- Fixez une durée raisonnable à la réunion
- Limitez le nombre de personnes de votre réunion
- Envoyez un ordre du jour détaillé à l’avance
- Recentrez les débats lorsque c’est nécessaire
- Traitez les nouveaux sujets dans d’autres réunions
- Faites intervenir ponctuellement les personnes quand c’est possible
- Respectez la durée prévue pour la réunion
- Envoyez un compte rendu rapidement
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