Comment s’assurer de la bonne définition de son projet avec le PDRI

Qu’est-ce que le PDRI :

Le PDRI : Project Definition Rating Index est un outil développé par le Construction Industry Institue (CII) dans le but d’évaluer le niveau de maturité de la définition d’un projet de construction.

Il permet d’établir un score à partir d’une multitude de point à contrôler sur le projet.

Quel est le but recherché à travers l’utilisation du PDRI

Le but du PDRI est de s’assurer que l’on a suffisamment d’informations et de détail sur la définition du projet avant de démarrer la réalisation de celui-ci.

A travers cela le but est de maximiser les chances de réussite du projet. C’est-à-dire de faire en sorte que le projet soit réalisé dans les temps, le budget et réponde aux besoins. 

En effet, les études du CII ont démontré que les projets qui « performent bien » (qui finissent dans les temps et au coûts prévues) sont les projets dont la définition est suffisamment précise avant de démarrer leur réalisation.

En plus de cela, le PDRI est un bon outil pour trouver les points faibles dans la définition du projet.

Comment le PRDI permet d’évaluer la bonne définition du projet ?

Le PDRI se présente sous la forme d’une grille d’évaluation. La grille défini différents points qu’il est nécessaire d’avoir étudié avant de lancer la réalisation du projet.

La grille d’évaluation est complétée par une définition précise des différents points à vérifier. Il est ainsi indiqué les éléments auquel on devrait avoir réfléchi et qui permettent de définir précisément le projet sous tous ces aspects projet.

L’ensemble de ces points de vérification est regroupé en trois sections permettant de répondre chacun à une problématique :

  • Pourquoi ?
    On valide ici la justification du projet en s’assurant qu’il réponde au besoin.
  • Quoi ?
    On définit les bases de conception du projet.
  • Comment ?
    On s’assure que l’on a mis en place une approche d’exécution du projet.

Pour chaque point à vérifier, on évalue si ce qui a été fait concernant cet aspect permet d’avoir une définition complète ou le niveau des lacunes présentes.

En fonction de leur importance et de leur influence sur la suite du projet, les différents sujets vérifiés ont un poids différent dans le résultat final.

Utilisation

Ce qui fait la bonne définition d’un projet varie beaucoup en fonction du type de projet.

A partir d’un même fonctionnement il existe donc plusieurs variantes avec un contenu diffèrent.
Il existe des versions du PDRI pour les types de projets suivants :

  • Bâtiment,
  • Infrastructures,
  • Industrie,
  • Mines ou
  • Chaines de production et sciences de la Vie.

Des versions ont aussi été développé pour adapter cet outil aux petits projets.

Initialement cet outil a été prévu pour être utilisé au moment de la Gate Review a l’issue du FEL3 validant le déblocage des fonds pour la réalisation du projet. Mais il se révèle aussi utile avant cela. Il peut être utilisé tout au long de la partie préparation pré projet en particulier lorsque l’on utilise le Front End Loading. Il permet dans ce cas de s’assurer du bon déroulement de ces phases. De plus on peut s’en servir pour détecter les points faibles dans la définition du projet.

Quel que soit le moment, le PDRI peut aussi être utiliser comme check-list amélioré. Dans ce cas-là, on se passe en revue les différents points sans les noter pour s’assurer que l’on penser à tout. De cette manier on s’assure d’avoir bien défini le projet avant de le lancer.

Comment mettre en œuvre une évaluation avec le PDRI

Étape 1 : Se préparer à utiliser le PDRI

Tout d’abord il vous faut sélectionner le PDRI le plus approprié en fonction de votre projet parmi ceux disponibles. Si votre projet n’est pas un projet de construction, tout n’est pas perdu. En effet le CII n’as développé des PDRI que pour ces types de projets. Par contre il vous est tout à fait possible de développer le votre pour les projets que vous êtes habitué à réaliser.

Une fois le PDRI sélectionner vous disposez de deux éléments : La fiche résultat et le descriptif détaillé :

La fiche résultat

La fiche de résultat donne la liste des points à vérifier et le score associé pour chaque niveau de définition.

Elle permet de réaliser le suivi du déroulement de l’exercice et sert à consigner les résultats.

CATEGORIE Niveau de définition Niveau Score Score
Max
 Élément 0 1 2 3 4 5
A.  Critères objectifs de fabrications (Score maximum = 45)
    A1.  Philosophie de fiabilité 0 1 5 9 14 20   0 0
    A2.  Philosophie de maintenance 0 1 3 5 7 9   0 0
    A3.  Philosophie d’exploitation 0 1 4 7 12 16   0 0
 TOTAL CATEGORIE A 0 0
Extrait de la fiche de résultat complété pour la catégorie A du PDRI Industriel (traduit en français)

Le descriptif détaillé

Le descriptif détaillé donne, lui, pour chaque élément de ce qui est attendu pour ce critère. On a ainsi plus de précision sur ce que l’on est en mesure d’attendre dans la définition du projet concernant ce point.

Il sert d’aide dans l’évaluation des différents critères

Par exemple pour l’élément A2 Philosophie de maintenance du PDRI Industrial (traduit en francais) :

Une liste des principes généraux de conception à prendre en compte pour l’unité/l’installation (ou les mises à niveau instituées pour ce projet) a été élaborée pour maintenir les opérations à un niveau prescrit. Les critères d’évaluation devraient inclure :

  • Fréquences et durées d’arrêt programmées des unités/équipements.
  • Accès aux équipements/monorails/grues/ou autres équipements de levage.
  • Exigences de poids ou de taille maximum pour les équipements de réparation disponibles.
  • Exigences de surveillance des équipements (surveillance des vibrations, etc.).
  • Autres

Une fois que vous avez pris en main ces deux éléments, il ne vous reste plus qu’à organiser une réunion pour réaliser cette évaluation de manière collective. Cela permettra d’avoir un résultat plus objectif et fidèle que si vous réaliser cette analyse tout seul. C’est évidement possible mais vous risquez d’avoir une vision biaisée sur la définition du projet surtout si c’est vous qui en êtes le responsable.

Si vous souhaitez de l’aide pour mener à bien cette analyse, n’hésitez pas à faire appel à un facilitateur qui connait cet outil et vous aidera à en tirer un maximum de bénéfices.

N’hésitez pas à nous contacter pour cela.

Étapes 2 : Évaluer la définition du projet avec le PDRI

Tout est maintenant prêt pour réaliser l’évaluation de la bonne définition du projet avec le PDRI.

Lors de la réunion que vous avez prévue :

  • Parcourez les différents points les uns après les autres.
  • Pour chaque point, cherchez dans les différentes sources d’information permettant de définir le projet les éléments se rapportant a celui-ci et permettant d’obtenir les connaissances attendues.
  • A partir du résultat de vos recherches, évaluez le niveau de définition pour le point étudié.

Pour cette évaluation, vous devez choisir entre les propositions suivantes :

  • Définition complète = 1
  • Lacunes mineures = 2
  • Quelques insuffisances = 3
  • Défauts majeurs = 4
  • Définition incomplète ou mauvaise = 5

Le niveau de définition pour le critère est ainsi noté sur une échelle de 1 à 5 

En plus de cela, il est aussi possible de considérer le point étudié comme non applicable s’il est sans objet pour le projet.

  • Cette note entre 1 et 5 permet d’obtenir le score associé à partir de la fiche de résultat. En effet, celle-ci donne le score obtenu pour le point en fonction du niveau de définition évalué.
CATEGORIE Niveau de définition Niveau Score Score
Max
 Élément 0 1 2 3 4 5
A.  Critères objectifs de fabrications (Score maximum = 45)
    A1.  Philosophie de fiabilité 0 1 5 9 14 20 2 5 20
    A2.  Philosophie de maintenance 0 1 3 5 7 9 4 7 9
    A3.  Philosophie d’exploitation 0 1 4 7 12 16 1 1 16
 TOTAL CATEGORIE A 13 45
Extrait de la fiche de résultat complété pour la catégorie A du PDRI Industriel (traduit en français)
  • Vous parcourez ainsi chaque point. Une fois cela fait, il vous reste à sommer le score de l’ensemble des points en commençant par les sous-totaux par catégorie puis par section.

Étape 3 : Interpréter les résultats et analyser le niveau de définition du projet

Comme vous avez pu le constater dans les extraits du PDRI montré un peu plus haut, au mieux le projet est défini, au plus le score est faible.

Le but est donc d’obtenir un score le plus faible possible qui sera une image d’un projet bien défini.

Pour les PDRI originaux créés par le CII, le score maximal si tous les critères sont applicables est de 1000.

Le score cible va varier en fonction du moment où est réalisé cette analyse, et des exigences des entreprises utilisatrices.

Lorsque l’évaluation est réalisée avant de lancer l’exécution d’un projet (fin de FEL3 avec l’utilisation du Front End Loading), un projet bien défini et dont on peut lancer la réalisation devrait avoir un score inférieur à 200.

SI de nombreux points ne sont pas applicable il peut être judicieux de revoir ce score à la baisse.

Au-delà du score global, les différentes sections et catégories permettent de voir où se situent les lacunes dans la définition projet. Cela peut permettre de voir les éléments qu’il est nécessaire d’approfondir si on réalise l’évaluation avant la fin du FEL3. Ou les éléments à reprendre si on considère qu’il est nécessaire d’approfondir la définition du projet avant de lancer sa réalisation.

Cela permet aussi d’identifier les risques potentiels pour la suite du projet.

Se servir des concepts du PDRI pour évaluer d’autre types de projets

Malheureusement les PDRI ont été développé par le CII uniquement pour les projets de constructions. Le CII se s’occupant que de ceci.

Cependant le concept est utile et utilisable pour d’autre type de projets. Il est par contre nécessaire de réaliser un travail plus important pour mettre en œuvre le référentiel pour analyser la définition de ses projets.

En fonction de vos besoins et des ressources disponibles, le référentiel mis en place peut être plus ou moins détaillé et complexe. Il peut aussi évoluer au fil du temps.

Cela peut commencer par une checklist détaillant les différents éléments à vérifier dans la définition d’un projet. Une fiche pour évaluer la définition de chaque point de manière indépendante ou une fiche de résultat avec des pondérations sur les différents critères revus en fonction de leur impact sur la suite du projet.

Dans tous les cas il est utile de conserver les trois sections : Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

Il vous faudra par contre adapter les points vérifiés aux types de projets menés.

Pour cela, une analyse des précédents projets réalisées, de leur définition au moment du début de leur réalisation et des performances des projets sera d’une grande aide.

Vous souhaitez mettre en place une démarche d’évaluation du niveau de définition des projets dans votre structure ?

Nous sommes en train de développer une formation pour vous apprendre comment utiliser les différents outils disponibles, les mettre en œuvre et les adapter à votre structure et vos projets.

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