Les différents types d’activités d’un projet

Plutôt que de foncer tête baisée droit devant, la méthodologie projet propose la réalisation d’une succession de tâches permettant de se poser les bonnes questions.

Ces différentes tâches  peuvent généralement être regroupées en cinq types d’activités qui se succèdent au cours d’un projet.

Démarrage

Les Activités d'un projet - 1° Démarrage

Avant de commencer à faire quoi que ce soit, il faut  savoir ce que l’on veut obtenir. Passer d’une idée parfois abstraite à une base quantifiable.

Le but est de fixer les objectifs, les contraintes et les priorités qui vont définir les bases du projet.

Bien que cela puisse paraître évident, cela s’avère souvent être plus compliqué qu’il n’y paraît.

Par exemple si le projet est de changer de travail, le but va être d’arriver à se dire :
« Je veux trouver un nouveau travail dans les mêmes fonctions que j’ai actuellement mais dans un secteur diffèrent.
Je souhaite avoir un salaire plus important mais surtout avoir moins de trajet pour m’y rendre. »

Planification

Les activités d'un projet - 2° La planification

La planification regroupe les activités qui permettent de répondre à la question:  « Comment réaliser le projet ».

Cela inclut le planning dans le temps mais pas seulement. L’activité de planification consiste à définir les différentes choses à réaliser, les moyens à mettre en œuvre pour pouvoir les faire, le coût qu’elles vont avoir, le temps que cela prendra …

En continuant sur l’exemple précèdent, la planification va consister à se dire :
« Il faut que je refasse mon CV, ca va me prendre une demi journée.
Ne pas quitter mon travail avant d’avoir une offre signée semble judicieux.
Je vais aller voir un photographe pour faire un bonne photo pro et ca va me couter 60€.
Je consacrerai mes mardis soir à regarder les offres d’emploi qui pourraient correspondre à ce que je cherche … »

Exécution

Les Activités d'un projet - 3° Exécution

Une fois les actions et les moyens identifiés, il faut réaliser les tâches prévues.

C’est la partie à laquelle tout le monde pense. Cependant le fait d’avoir défini le projet et de l’avoir planifié va nous permettre d’être plus efficace dans cette phase où l’on œuvre de manière directe à la réalisation des objectifs. 

Dans notre exemple cela donne :
« J’ai refait mon CV et l’ai mis en ligne sur les réseaux sociaux professionnels.
Un photographe a pris une super photo.
Les mardis je recherche des offres.
Les mercredis je postule aux offres que j’ai vues la veille … »

Contrôle

Les Activités d'un projet - 4° Contrôle

Les activités de contrôle consistent à veiller à ce qui est prévu et réalisé et à surveiller les déviations.

L’ensemble des éléments prévus dans la planification peut être contrôlé. Ce contrôle peut avoir lieu après l’exécution pour vérifier la conformité avec la planification. Dans la plupart des cas elle a cependant lieu en parallèle de l’exécution pour pouvoir rectifier les écarts avant la fin. Dans certains cas il peut même être choisi de repasser par des activités de planification pour apporter des corrections suites aux déviations.

Pour notre exemple :
« Il m’a fallu 3 demi-journées pour refaire mon CV, c’était plus long que prévu.
Le photographe par contre était moins cher, il ne m’a couté que 30€ … »

Clôture

Les Activités d'un projet - 5° Clôture

Une fois que l’ensemble des tâches est réalisé, et que l’on a vérifié leur conformité avec nos attentes, il est temps de clôturer le projet. Cela se traduit par l’arrêt des activités précédentes et le transfert de l’objet du projet.

C’est aussi l’occasion de capitaliser l’expérience acquise lors du projet pour le futur.

Pour notre projet de changement de travail :
« Super j’ai trouvé un nouveau job à deux pas de chez moi et quitté l’ancien !
Je vais pouvoir arrêter de regarder les offres d’emploi.
Pour la prochaine fois je sais que j’ai réussi à trouver plus facilement que je ne pensais, par contre j’ai dû y passer plus de temps que ce que j’avais anticipé ».

L’enchainement des activités d’un projet

D’une manière générale ces différentes activités s’enchaînent de manières chronologiques. On commence par définir le projet, planifie ce qu’il faut réaliser. On passe ensuite à l’exécution qui reste l’activité principale. Le contrôle de ce qui à été réaliser viens par le suite avant de clore le projet.

Cependant, la planification initiale est rarement parfaite. Il est donc nécessaire de réaliser des correctifs et donc revenir sur les activités précédentes. On reprend donc les activités d’exécution voir de planification lorsque l’on a des déviations.

On peut réaliser le contrôle une fois que les éléments sont finis, mais cela implique de reprendre une partie importante du travail lorsqu’il y a des corrections à faire.

Pour palier à cela et limiter les reprises, on réalise le contrôle de manière continue. Cela permet de détecter les déviations au plus tôt et ainsi de gagner en réactivité et limiter les reprises. On adapte donc en permanence la production et la planification au fil des contrôles.

Conclusion

Ces cinq types d’activités d’un projet permettent de s’assurer que toutes les considérations sont prises en compte pour atteindre les objectifs recherchés. Elles fiabilisent aussi le projet en forçant une réflexion plus approfondie de celui-ci. De ce fait, respecter ces cinq activités : définir, planifier, exécuter, contrôler et clôturer, permet d’augmenter les chances de succès. 

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à lire les articles sur le phasage des projets ainsi que sur les différentes étapes qui sont complémentaire à celui-ci. 

De plus, comme une grande partie de ce qui est énoncé sur ce site, ceci est en partie basé sur le Guide normatif PMBOK que je présenterai plus en détail dans un article à venir.

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