Le Kick off Meeting : bien démarrer son projet avec la réunion de lancement

Définition du Kick off Meeting ou réunion de lancement

Le kick off meeting est la terminologie anglaise pour la réunion de lancement. Cela tombe bien, c’est aussi sa traduction. Le terme kick off meeting est un anglicisme très présent dans les entreprises.

Dans un projet, le kick off meeting est la réunion qui est faite au début de celui-ci pour formaliser le démarrage du projet et mettre au courant les différentes parties prenantes sur les objectifs du projet et la manière dont il est prévu de le réaliser.

En fonction de la culture de l’entreprise ou du secteur d’activité, on utilise l’un ou l’autre des termes. Les grands groupes internationaux ou les secteurs fortement influencés par la culture anglo-saxonne sont d’autant plus prompt à utiliser le terme de kick off meeting.

On utilise parfois l’acronyme KOM pour parler du kick off meeting

Les objectifs de la réunion de lancement

Les objectifs de la réunion de lancement sont :

  • Présenter le projet et ses spécificités aux différentes parties prenantes
  • Partager les enjeux du projet avec son équipe
  • Expliquer la stratégie mise en place pour réaliser le projet
  • Faire en sorte que l’ensemble des parties prenantes soit en phase sur l’ensemble des aspects du projet
  • Acter le démarrage du projet et lancer les premières actions

Comment faire un kick off meeting ?

Comme toute réunion, il est essentiel de préparer la réunion de lancement en amont pour qu’elle se déroule bien.
Vous devez pour cela préparer un ordre du jour qui sera envoyé aux participants à l’avance.

La durée de la réunion est à adapter au projet et à son contexte. Il faut avoir le temps d’aborder sereinement l’ensemble des sujets sans perdre l’attention des participants. Celle-ci peut donc aller de 30 minutes à une journée.

La réunion de lancement présente la définition du projet ainsi que la stratégie mise en place. Elle doit donc avoir lieu une fois que ces éléments sont prêts. Il ne faut cependant pas trop attendre non plus pour réaliser cette réunion pour qu’elle ne perde pas son intérêt.

Il est aussi indispensable de préparer la réunion en réalisant un support illustrant les différents points qui vont être abordés. Vous pouvez prévoir une présentation PowerPoint ou plus simplement sélectionner les différents documents réalisés pour préparer le démarrage du projet pour les afficher durant la réunion.

Pendant la réunion, présentez les différents points choisis d’être abordés. Pensez aussi à laisser les différentes parties prenantes donner leur point de vue ou poser leurs questions. Il est préférable que cette réunion soit interactive.

A l’issue de la réunion, pensez à envoyer un compte rendu avec les éléments qui ont été présenté.

Pour le kick off meeting comme pour toutes les réunions n’hésitez pas à suivre nos conseils pour une réunion efficace.

Les principaux sujets d’une réunion de lancement de projet

Un certains nombre de sujets sont communément abordés lors de la réunion de lancement. C’est à vous de les adapter au contexte du projet et de votre entreprise. Concentrez-vous sur les spécificités du projet que vous traitez.

● L’équipe projet

Présentez l’équipe projet mise en place et mettez en avant les évolutions par rapport aux autres projets que vous réalisez.

● Les objectifs et contraintes

Explicitez le contexte du projet. Expliquer les objectifs et mettez en avant les contraintes particulières.

Le périmètre

Présentez le périmètre du projet. N’hésitez pas à expliciter les limites de celui-ci et les éléments qui ne sont pas à réaliser. Vérifiez qu’il existe un consensus sur le périmètre qui est choisit.

Le planning prévisionnel

Présentez le planning prévisionnel avec les principaux jalons et les éléments qui peuvent être critique.

Les risques

Mettez en avant les risques principaux qui pèsent sur le projet.

La stratégie mise en place

Indiquez les points particuliers de votre stratégie pour réaliser le projet. Cela peut être une communication particulière, des approvisionnements qui sortent de l’ordinaire ou un nouvel outil que vous allez utiliser.

Les retours d’expériences applicables

Si vous avez des retour d’expérience de projets précèdent qui peuvent être utile à ce nouveau projet, il peut être utile de faire un rappel pour que votre équipe en prenne connaissance.

D’autres éléments spécifiques au projet

Vous avez d’autres informations spécifiques à ce projet qui vous voulez partager. N’hésitez pas à profiter de cette occasion pour en informer votre équipe.

Il est important ici de se concentrer sur les particularités du projet qui démarre. Il est contre productif de répéter les mêmes choses pour tous les projets que vous réalisez aux mêmes personnes. Vous perdrez l’attention de vos collaborateurs et des informations importantes risquent de se perdre.

Il n’est pas nécessaire que cette réunion soit longue. Si il y a peu de choses à dire sur ce projet en particulier, faite court. Vos invités vous remercieront.

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