Le Plan de Management de Projet et son utilité.
Afin de voir comment réaliser un plan de management de projet efficace, rappelons son objectif :
Le plan de management de projet permet de définir et partager la manière dont le projet est prévu d’être exécuter.
C’est le document qui regroupe toutes les instructions liées à la réalisation du projet.
Il est aussi appelé Plan d’Exécution de Projet ou PEP, terminologie utilisée précédemment dans le PMBOK.
Avec ce document et ses annexes, nous allons établir la manière de réaliser le projet dans tous ses aspects. Le but est aussi d’anticiper les problématiques qui vont se poser et mettre en oeuvre des outils pour y répondre.
Le plan de management de projet est un outil efficace pour partager avec les différentes parties prenantes comment vous comptez mener à bien le projet.
Il permet de se poser les bonnes questions sur la manière dont on va mener le projet et de ne pas foncer tête baissée.
Que doit on mettre dans le Plan de Management de Projet
Le but est de passer en revue l’ensemble des points auxquels nous allons être confrontés durant la réalisation du projet.
Les sujets à aborder couvrent l’ensemble des domaines du management de projet.
- Le périmètre
- L’équipe projet et sa mobilisation
- Le budget
- Le planning
- La qualité
- La documentation
- La communication
- Les approvisionnements
- Les risques
- Les changements
- D’autres aspects spécifiques qui semblent nécessaire
N’hésitez pas à consulter notre article « Qu’est-ce que le Plan de Management de Projet » pour en savoir plus sur les questions à se poser sur ces différents sujets.
Cette liste est une base des thématiques que l’on rencontre sur la majorité des projets. Elle n’est pas exhaustive, vous pouvez bien entendu rajouter les sujets qui vous semblent être nécessaire pour réussir à mener à bien votre projet. De même, vous pouvez ne pas aborder certains éléments si ils ne vous semblent pas adaptés à votre situation. Je vous conseille cependant de réfléchir à ces sujets avant de les écarter.
Au delà du choix des sujets, l’importance que vous leur donnez et la manière dont vous les traitez va aussi varier.
Vous pouvez :
- Renvoyer à des pratiques plus générales comme des procédures d’entreprise ou des publications externes.
- Rédiger une ou des procédures spécifiques détaillées que vous annexerez.
- Décrire brièvement comment vous comptez maitriser les sujets en quelques paragraphes ou lignes.
D’une manière générale, vous devez adapter les thèmes abordées et la manière dont vous les traitez, à votre projet et aux challenges que vous allez avoir à relever pour le mener à bien.
Quand réaliser le plan de management de projet ?
Le plan de management de projet est initié au début du projet.
Avant de commencer l’exécution du projet, on se pose pour réfléchir à la manière dont on compte le mener à bien. Il est donc nécessaire d’y consacrer du temps au démarrage du projet.
Cependant il est difficile de tout prévoir à ce moment là et certaines activités démarreront plus tard dans la réalisation du projet. Il est donc logique que vous complétiez certains éléments un peu plus tard dans le projet.
De même, certains évènements peuvent vous mener à revoir la stratégie que l’on a mis en place pour réaliser le projet. Le plan de management de projet n’est donc pas figé. Il peut évoluer au cours du projet pour prendre en compte ces évolutions.
Vous devez donc réaliser une première version du plan de management de projet au début de celui-ci. Vous pourrez par la suite le mettre à jour avec les compléments ou les évolutions que vous souhaitez apporter à votre stratégie.
Nos conseils pour rédiger un plan d’exécution de projet efficace
Le plan de management de projet traite rapidement d’un grand nombre de sujet. Le risque est d’obtenir un PMP long et rébarbatif qui perdra en utilité.
Rappelons que le but de celui-ci est de définir la manière dont les différents aspects du projet seront traités et d’anticiper les imprévus.
Pour cela quelques conseils :
● La mise en forme de votre plan de management de projet
Privilégiez le contenu à la forme, la taille du plan d’exécution de projet va fortement dépendre du projet que vous menez et de ce que vous souhaitez faire figurer dans celui-ci.
Pour être plus lisible il est judicieux de le présenter de manière synthétique. Cela peut se faire en insérant des tableaux, schémas ou logigrammes. A l’extrême, il peut aussi être envisageable dans certains cas de faire cela sous forme de slide de présentation / présentation PowerPoint.
● Concentrez-vous sur les éléments spécifiques de votre projet
Lorsque vous réalisez des projets qui se ressemblent, si vous pensez que certains sujets sont traités de la même manière, développez plutôt les sujets pour lesquels les spécificités du projet apportent des changements.
● Evitez les répétitions avec l’existant
Éviter de recopier ou de réexpliquer des méthodes et des informations qui sont déjà connues. Si nécessaire, vous pouvez renvoyer vers des procédures d’entreprise ou des publications externes.
● Simplifiez votre plan de management et mettez des documents en annexe
Scindez le document si vous avez beaucoup de choses à dire. Créer des documents séparés, dédiés à des points spécifiques lorsque cela vous semble utile. En faisant cela, vous simplifierez le document maître. Les personnes concernées uniquement par certains aspects auront un accès direct aux données qui les concernent. Cela simplifiera aussi le travail de mise à jour.
● Joignez des modèles de documents
N’oubliez pas les aspects pratiques, il peut être judicieux de joindre des « modèles » de documents à utiliser dans l’exécution du projet qui permettront de gagner du temps par la suite.
Exercice : définissez la structure de votre PEP
Pour mettre cela en application, nous vous proposons un petit exercice.
Pour votre projet, réfléchissez aux spécificités que vous allez rencontrer lors du déroulement de votre projet. A partir de celles-ci, choisissez les aspects qui vous semblent les plus utiles à aborder dans votre PMP.
Indiquez-nous dans les commentaires :
- Votre projet.
- Les 3 thèmes qui vous semblent être les plus importants à développer dans votre plan de management de projet.
- Pourquoi vous avez choisi ces thèmes.
Nous vous ferons un retour sur vos réponses.
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