Comment mettre en place une numérotation efficace des documents ?

Dans un projet, le nombre de documents peut rapidement devenir très important. Dans ce cadre, la numérotation des documents projet peut être un élément clé pour s’y retrouver. Voyons ensemble comment mettre en place une numérotation efficace des documents.

Pourquoi numérote-t-on les documents ?

Si vous ne le faites pas encore, il est utile de numéroter les documents que vous créez dans le cadre d’un projet.

Tout d’abord, cela permet d’affecter un identifiant unique à ceux-ci. Cette identifiant va faciliter le suivi et le rangement du document dans votre gestion documentaire.

Ensuite, cela permet de faire référence au document de manière simple et rapide. De plus, cette référence est souvent nécessaire dans le cadre des logiciels de gestion électronique des données.

Enfin, avec une numérotation judicieuse, on peut facilement déterminer à quoi correspond le document à partir de son numéro. Il est donc plus simple de le retrouver. Sans numéro d’identification, seul le nom du document permet d’y faire référence. Il est difficile d’avoir des règles de dénomination permettant d’obtenir une uniformisation de ceux-ci. Il n’est donc pas évident de s’y retrouver dans les noms de documents.

Qu’est-ce qu’une numérotation efficace des documents ?

Pour numéroter les documents, il peut suffire de leur attribuer un numéro de manière séquentiel suivant leur ordre de création : 1, 2, 3 … Cela peut répondre au problème d’unicité. Cependant, si plusieurs personnes numérotent les documents, il y a des risques de créer des doublons. Et cela ne donne aucune information sur le document en lui-même.

Une numérotation efficace va donc être une numérotation qui permet d’avoir des informations sur le contenu du document.

Pour que cela fonctionne, il est nécessaire d’avoir une méthode de numérotation homogène sur le projet, voir dans l’entreprise. Celle-ci doit aussi garantir l’unicité des numéros de documents.

On crée pour cela une procédure de numérotation des documents. Celle-ci sert à déterminer quel numéro donner à un document. Elle permet aussi à une personne extérieure à l’entreprise et au projet de comprendre à quoi correspond le numéro de document et de pouvoir s’en servir pour ses recherches.

Comment définir la numérotation des documents projet ?

Déterminez les filtres à utiliser pour numéroter les documents

Quels sont les critères qui vous permettent de retrouver vos documents ?

Quelles informations aimeriez-vous avoir de suite avant d’ouvrir un fichier?

Déterminez les éléments clés avec lesquels vous voulez trier vos documents. Cela peut être la référence du projet, le type de document, le service qui l’a produit, l’entité créatrice ou l’élément du produit associé, par exemple.

Ces éléments sont propres à votre manière de travailler. Ils vont varier selon l’organisation de votre entreprise, votre secteur d’activité et le type de projet que vous réalisez.

Ne cherchez pas à recopier la numérotation d’un concurrent ou d’un fournisseur, celle-ci ne sera pas forcement adaptée à votre méthode de travail et sera donc moins utile.

Définissez des codes pour indiquer l’information.

Choisissez des codes pour indiquer l’information dans le numéro. L’idéal est d’arriver à trouver des codes courts et parlants pour l’ensemble des éléments que vous avez choisi. Il est souvent plus facile d’utiliser des lettres que des chiffres pour cela.

Vous pouvez par exemple choisir LI pour indiquer que le document est une liste, 13 pour designer votre bureau dans les Bouches du Rhône ou 18 si vous souhaitez préciser que le document a été fait en 2018.

Choisissez l’ordre des éléments dans la numérotation

Maintenant que vous avez vos critères et les codes associés, déterminez l’ordre d’apparition de ceux-ci dans la numérotation. En général, on commence par les critères les plus généraux et on termine avec les plus précis. On précise donc au fur et à mesure la portée du document avec les différents éléments de sa numérotation.

Il est aussi nécessaire de mettre en place des séparateurs. Pour une meilleure lisibilité, ajoutez des séparateurs entre les champs qui peuvent être confondus, deux champs contenant des lettres, par exemple.

On utilise généralement des signes de ponctuation. Un tiret médian – ou un point, par exemple. A vous de choisir.

Ajoutez un N° de série

Avec ces différents champs mis en place il reste possible d’avoir plusieurs documents répondant de la même manière aux critères définis. Pour garantir l’unicité, il est donc nécessaire d’ajouter un numéro de série à incrémenter.

Ce dernier peut être unique pour l’ensemble du projet, mais il peut être plus simple qu’il soit unique pour chaque combinaison des filtres mis en place précédemment.

À vous de déterminer le nombre de chiffres permettent d’avoir suffisamment de numéros pour répondre à vos besoins.

Il vous est aussi possible de vous servir de ce n° de série pour apporter des informations complémentaires. Vous pouvez par exemple réserver des plages de numéros pour certains éléments particuliers.

Formalisez l’ensemble dans une procédure.

Maintenant que vous avez choisi comment seront structurés les numéros de vos documents, formalisez-le !

Rédigez une procédure pour récapituler tout ça. Le but de celle-ci est que n’importe qui puisse comprendre comment les numéros de documents sont déterminés.

Cela permettra de faciliter l’application de votre système de numérotation. Les personnes travaillant avec vous pourront aussi se référer à ce document pour comprendre la signification des numéros.

Téléchargez gratuitement notre modèle de procédure de numérotation des documents.

Quelques points à garder en tête pour que votre numérotation soit efficace :

Attention à ne pas créer une usine à gaz !

Ne créez pas un numéro avec 10 champs alors que vous n’allez pas avoir beaucoup de documents à gérer.

En effet, au plus le numéro va être long, au plus cela va compliquer les choses et alourdir la gestion des documents.
Gardez juste ce qui vous semble nécessaire par rapport aux projets que vous gérez.

Le but est de trouver le bon compromis.

Utilisez le retour d’expérience pour améliorer la procédure

Comme toute les procédures, celle-ci doit évoluer et être adaptée aux spécificités du projet.

Servez-vous des retours d’expérience sur vos projets précédents pour améliorer votre système de numérotation.

N’hésitez pas à supprimer les champs qui vous ont parus inutiles dans vos expériences précédentes ou qui n’ont pas d’intérêt du fait des spécificités de votre projet.

N’hésitez pas à faire évoluer les codes que vous avez choisis. Il vous est tout à fait possible d’en rajouter en cours de projet s’il vous semble en manquer.

Définissez une numérotation adaptée à votre utilisation.

Faites ce qui vous est utile, pas ce qu’on vous dit de faire ou qui fait bien. La numérotation est un outil comme un autre, à vous de l’adapter à votre pratique.

Diffusez la procédure de numérotation

Vous avez fait une procédure de numérotation, c’est bien ! N’hésitez pas à la transmettre à votre équipe et vos partenaires.

Si vous la garder pour vous, elle sera beaucoup moins utile !

Faites des exceptions quand c’est nécessaire

Certains documents peuvent avoir une numérotation spéciale du fait de leur particularité. Cela peut être le fait du très grand nombre de documents de ce type, de leur mode de diffusion particulier, ou du systèmes de management spécifiques.

Il peut s’agir de comptes rendus de réunion, ou des rapports de suivi de qualité, par exemple.

Au delà du projet, pensez à l’intégration avec le reste de la société.

Votre système peut être uniforme sur l’ensemble de la société ou s’accorder avec celui-ci. Ce n’est cependant pas indispensable.

Il est par contre préférable d’avoir une unicité de numéro et de savoir qu’il s’agit d’un document de votre projet.

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