De la gestion des documents à la gestion des données

Dans les projets comme partout ailleurs, la technologie fait évoluer les pratiques. L’information, historiquement stocké dans de multiples documents, à la base papier puis numérique, se décloisonne et laisse place aux données. Mais le document est-ils, pour autant, voué à disparaitre ?

Le document, support historique de l’information.

Jusqu’il y a peu, la manière la plus simple pour stocker et transmettre les informations d’un projets consistais à les regrouper en sets cohérant. Ces ensembles de données sur un aspect du projet constitue un document. Celui-ci contient les informations permettant de réaliser une partie du projet. Ce document peut être une liste, un plan ou un rapport par exemple.

Ces documents étaient intégralement sous forme papier jusqu’à la démocratisation de l’informatique. Depuis que les ordinateurs ont envahis nos bureaux ils sont devenu numérique. Nous avons transposé le document papier en document numérique. Au départ ces documents sont créés de la même manière, en indiquant manuellement les informations dans ceux-ci. Ils deviennent de plus en plus générés par les logiciels métiers qui permettent d’obtenir les informations qu’ils contiennent.

Cette première évolution a permis de gagner en efficacité et en qualité. Cependant, le document numérique a toujours une finalité, celle de pouvoir être imprimé et de retrouver son support historique : le papier.

L’impact des évolutions technologique récentes sur la transmission de l’information.

Les progrès technologiques en cours tendent à résoudre une grande partie des contraintes encore liées aux documents.

Tout d’abord, l’augmentation des capacités de calcul et de stockage permet d’archiver et de traiter des quantités d’informations toujours plus importantes. Il est donc possible d’avoir accès plus facilement aux données utilisés pour générés les documents et celles contenus dans ceux-ci. On peut de ce fait réaliser des choses plus précises et chercher des corrélations dans des sets de données plus importants.

Ensuite, l’interopérabilité des logiciels métiers mis en place permet de transférer l’information de manière « brut ». Il n’est plus nécessaire d’avoir à l’extraire d’un document pour la réinjecter dans une autre application. L’action humaine pour faire circuler l’information devient de moins en moins nécessaire. L’ensemble des systèmes devient interconnecté. Une modification à un endroit est automatiquement répercutée vers ses dépendants qui les prennent en compte et modifie l’ensemble des données pour le prendre en compte.

Enfin l’hyper connexion et l’avènement des terminaux mobiles permettent d’avoir un accès aux données permanent et en toute circonstance. Il n’est plus nécessaire de s’encombrer avec des dossiers papier. Une tablette ou un Smartphone permettent d’accéder depuis n’importe où aux informations. Les applications métiers sont de plus en plus disponibles pour ces supports et permettent d’accéder directement aux données sans passer par un document.

L’évolution vers la gestion des données.

Ces évolutions technologiques mènent a un changement de paradigme : on passe de la gestion des documents à la gestion des données.

Selon les secteurs cela va se traduire avec différents nom : Big Data, BIM, Maquette numérique, schéma intelligent … Mais une même idée accéder à l’ensemble des informations du projet facilement a partir d’un élément visuel qui permet de bien le définir une modélisation 3D, un plan, un schéma descriptif …

L’accès à l’information est ainsi plus intuitif et plus rapide. On va chercher l’élément sur lequel on veut savoir quelque chose et lit directement l’information. Plus besoin de chercher dans quel document ou va pouvoir trouver l’information et mettre la main sur celui-ci. L’information est directement accessible depuis l’application métier. Plus de problème non plus avec des informations contradictoires qui pourraient se trouver dans différents documents. Les données sont maintenant uniques, il n’y a plus de risques de divergences. Les risques d’erreurs sont ainsi limités. Les actions humaines pour recopier les données sont supprimées. Cela fait donc une source d’erreur importante en moins.

Ces transformations amènent pleins de promesse, cependant à ce jour, leur déploiement est encore limité. En effet cette transformation représente un cout assez élevé pour moderniser tous les systèmes et les procédures. De plus il existe souvent encore des aspects qui ne sont pas intégrés aux systèmes et qui implique une manipulation manuelle des données et limite la porté de cette transition à l’heure actuel.

Les données supplanterons t‘elles les documents ?

Dans ce cadre, les documents sont-ils en train de disparaître pour laisser place aux seuls données ?

De mon point de vue, bien que les outils actuels soient encore difficiles et couteux à mettre en œuvre, la technologie et les nouvelles pratiques poussent dans cette direction. La transition que l’on voit est encore en cours. Il reste de nombreux problèmes à résoudre pour voir le document laisser totalement place aux données.

L’une d’entre elle, et pas des moindres, est l’aspect contractuelle et juridique. L’ensemble des contrats, des accords et transferts de données entre les entreprises qui sont opposable sont basés sur des documents. Ce cette manière il n’est pas nécessaire d’avoir recours a une application externe et l’information est figé. Changer cela risque de prendre beaucoup de temps et freinera le déploiement de ces technologies.

Malgré l’ensemble des contraintes et freins actuelle, je pense que ce changement de paradigme s’opèrera. Il est inconcevable aujourd’hui de travailler sans ordinateur et préparer l’ensemble des éléments d’un projet à la main. Il sera d’après moi impensable, dans un futur proche, de travailler sans système de gestion centralisé des donnés.

Cela n’empêchera par contre pas, de créer un document rapidement pour un point spécifique comme il est aujourd’hui possible de préparer un document à la main pour aller plus vite.

Article initialement publié sur linkedin Pulse : Le document une espèce en voie de disparition ?

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