Trois autres méthodes de planification d’un projet

Quand on parle planning projet, la même méthode de planification revient toujours. On liste les actions à réaliser et évalue leur durée. On définit ensuite l’enchainement de ces tâches pour réaliser un diagramme de Gantt.
Au delà de cette méthode bien connue, il existe d’autres manières de planifier un projet permettant de répondre à d’autres objectifs.

En voici trois qui vous serviront très probablement !

Le Rétroplanning : une méthode de planification stratégique

Assez proche de la méthode traditionnelle, la méthode du rétro planning consiste à partir de la date de fin plutôt que de celle du début.

Les durées des tâches ne vont pas être fixées par rapport aux durées que l’on considère nécessaires pour les réaliser. On établit celles-ci par rapport aux durées disponibles pour réaliser ces actions.

rétroplanning

Quelle utilité pour le rétroplanning

La planification en utilisant la méthode du retroplanning est très utile pour les projets avec des délais très courts.

En effet, celle-ci va nous permettre de baser l’ensemble de la réalisation du projet sur la contrainte planning.

On peut de cette manière faire des choix stratégiques en fonction des contraintes liées au planning.

En travaillant à un niveau macroscopique, on va pouvoir rapidement mettre en place différentes stratégies d’exécution répondant à notre contrainte de temps.

On choisira ensuite la méthode d’exécution qui paraitra la plus réalisable. On raffinera le planning en ajoutant des détails partant de cette base.

Comment réaliser un rétroplanning.

Pour réaliser un retroplanning on commence par définir les actions principales. On organise celles-ci dans l’ordre qui nous semble adéquat en partant de la date de fin. Il faut faire en sorte que le début de la première tâche corresponde à la date de début de notre projet.

A partir de cet exercice, on peut définir la durée que les différentes tâches doivent avoir pour respecter le planning.

Si ces durées paraissent réalistes et qu’il y a des solutions techniques pour tenir les délais envisagés, pas de problème.
Généralement ce n’est pas le cas. Il faut donc trouver d’autres manières d’organiser les tâches pour arriver à une solution réaliste.

Cela peut passer par la prise d’hypothèses, la réalisation de tâches en parallèle, la délégation de certaines actions ou au contraire la réalisation en interne de certaines parties du projet sous traité.

On va donc travailler de manière itérative. On fait cela en évaluant les différentes stratégies qui nous viennent à l’esprit pour répondre à notre contrainte planning.

Pour que ce travail soit réalisable, il est nécessaire de rester à un niveau macroscopique. Il ne faut donc pas trop rentrer dans les détails. En effet, plus il va y avoir de tâches, plus le nombre de paramètres va augmenter. Cela n’apportera pas pour autant d’éléments facilitant l’évaluation des stratégies mises en places.

Planifier l’achèvement d’un projet avec la méthode de la liste d’éléments priorisés.

Une méthode de planification qui peut dans certain cas sembler ne pas en être une : la liste d’éléments à terminer.

Quand on se retrouve avec des tâches à réaliser sans qu’il y ait de contraintes particulières liant celles-ci, utiliser une liste d’éléments priorisés est souvent plus efficace pour planifier et suivre efficacement la réalisation dans les temps de l’ensemble de ceux-ci.

On pourra de cette manière revoir rapidement les priorités et limiter le travail de gestion.

En cela, cette méthode se rapproche des méthodes de gestion de projet adaptives telles que l’agile.

Liste éléments à réaliser

Dans quel cas utiliser la méthode de la liste d’éléments priorisés ?

Cette méthode de planification est efficace lorsqu’on se retrouve avec un grand nombre de tâches qui sont très peu liées entre elles. Du fait que celles-ci soient indépendantes, il est possible de les réaliser dans l’importe quel ordre. Le principal facteur pour l’aboutissement des tâches et du projet est la quantité de ressources disponibles pour les réaliser.

Cependant, bien que l’on puisse réaliser n’importe quel élément en premier, il est parfois nécessaire de terminer certains aspects du projet avant d’autres. En regroupant les tâches par ensembles fonctionnels, on va donc pouvoir faire des ensembles cohérents. On pourra ainsi prévoir une date de fin pour chaque groupe, en fonction des priorités que l’on fixe.

Un des principaux avantages de cette méthode de planification est qu’elle est simple à mettre en place et à suivre. On va passer beaucoup moins de temps que si l’on réalise un diagramme de Gantt avec la méthode classique.
Son utilisation sera aussi plus simple. On va avoir des tâches à réaliser dans un ordre donné et des dates de fin prévues pour les différents groupes créés. Si les priorités changent, il sera beaucoup plus simple de répercuter ce changement dans la planification.

En suivant la réalisation des différentes tâche, on a une vision claire du progrès et de l’avancement du projet. On détecte aussi plus facilement les éléments qui vont bloquer l’achèvement de certains groupes.

 

Cette méthode est particulièrement adaptée aux fins de projet et fins de chantier. En effet, c’est principalement dans ces cas-là que l’on se trouve avec des tâches nombreuses et indépendantes. On peut donc à partir d’un certain point passer de la planification classique à une planification en « Reste à faire » avec cette méthode de liste d’éléments à terminer.
C’est aussi une des bases des méthodes de complétion en fin de chantier.

Comment mettre en place cette méthode de planification ?

Pour utiliser cette méthode de planification alternative, rien de plus simple!

Logiquement vous devriez déjà avoir vos éléments à planifier. Il est fort probable qu’ils soient déjà organisés suivant votre WBS.
Nous n’allons cependant pas utiliser celle-ci. A la place, vous allez regrouper les différentes tâches pour former des groupes fonctionnels. Nous allons créer des ensembles cohérents pour pouvoir terminer une partie du projet. Le but est de pouvoir finir un aspect du projet pour le tester, le montrer au client, voir même le mettre en production avant que l’ensemble du projet soit totalement terminé.

Vous aurez souvent des groupes que vous souhaiterez finir avant d’autres pour des raisons diverses et variées. Pour cela, nous établissons donc une priorité de certains groupes par rapport à d’autres.

On utilise généralement cette méthode après avoir utilisé la méthode de planification classique. Nous nous retrouvons donc avec des groupes priorisés d’éléments dont on connaît l’effort nécessaire pour les réaliser. Si ce n’est pas le cas, il faut donc évaluer cette effort pour chaque tâche pour continuer la planification.

En fonction des ressources disponibles, on peut donc calculer le temps nécessaire pour terminer les différents groupes.
Avec les priorités établies, on peut donc en déduire les dates de fin prévues pour chaque groupe fonctionnel et donc celle de fin du projet.

A partir de là, on peut extraire des listes de tâches priorisées pour les différentes ressources qui travaillent sur le projet.

Si les priorités changent, on pourra facilement réorganiser les éléments. Nous recalculerons alors les dates de fins pour les différents groupes. Les listes de tâches priorisées seront elles aussi extraites à nouveau.

Le suivi est facile, on pointe les éléments réalisés. Les éléments bloquant l’achèvement d’une partie du projet, ou du projet complet, apparaissent rapidement.

Communiquez la planification avec la méthode du Planning Interactif

Comment être sûr que tous les intervenants sont au courant du planning?
Toutes les contraintes de ceux-ci ont-elles bien été prises en compte ?

A-t-on oublié un détail qui pourrait faire dérailler toute la planification réalisée ?

Pour répondre à ces questions, une solution: faire le planning avec les différentes parties prenantes !

 

Pourquoi réaliser une séance de planning interactif ?

Organiser une réunion pour réaliser le planning avec l’ensemble des intervenants peut s’avérer judicieux quand le nombre de parties prenantes impliquées dans la réalisation du projet est important. Si le nombre d’interactions entre ces parties prenantes est élevé, cela s’avère d’autant plus utile.
En effet, dans ce cas là, il est important que chacun sache quand il doit intervenir et qui d’autre dépend de son travail. Il est aussi nécessaires que l’ensemble des parties prenantes prenne en compte ces prérequis pour commencer à travailler.

Revoir l’ensemble de ces points lors d’une réunion de planning interactif permet de partager le planning de manière active avec l’ensemble des acteurs. Ceux-ci peuvent ainsi communiquer directement pour mettre au point certains détails des interactions qui les lient.

On valide de cette manière les contraintes entre les différents intervenants. L’ensemble des acteurs est ainsi au courant des actions que vont avoir les autres personnes travaillant sur le projet.

 

La réalisation du planning de manière interactive avec la participation des différents intervenants permet d’augmenter leur engagement. Les personnes présentes sont actives dans la réalisation du planning. C’est en cela que cette méthode se différentie d’une « revue de planning » où l’on parcourt ensemble un planning déjà établi. C’est cet engagement qui rend cette méthode efficace.

L’inconvénient de cette méthode et qu’elle nécessite de mobiliser un grand nombre de personne pour une réunion assez longue.
De ce fait, on ne réalise généralement pas cela pour l’ensemble du projet. Ceci est donc surtout utilisé pour valider des aspects précis du planning. On fiabilise ainsi des phases critiques du planning du fait du grand nombre d’intervenants, d’une fenêtre d’action très limitée ou avec un impact potentiel important sur le planning global.

De ce fait, cette méthode est très utile lors des phases de construction.

 

De quelle manière met-on en place une séance de planning interactif ?

Comme on l’a évoqué précédemment, la méthode du planning interactif se met en place lors d’une réunion avec les différents intervenants.

On prépare la réunion en prévoyant une base de planning vierge sous forme de « timeline » en grand format (plusieurs A1 ou A0) à afficher au mur. On aura aussi à disposition une première version du planning réalisé. Cela permettra d’avoir une base pour animer les discussions

Un animateur extérieur mène la réunion. Son rôle est de faciliter les interactions pour recomposer le planning et mettre à jour les contraintes. Un secrétaire assiste l’animateur. Il prend des notes et l’aide dans la composition du planning sur le mur.

Après avoir rappelé le but de la réunion, l’animateur commence par ce qui lui semble la première action. Il interroge son acteur sur les conditions nécessaires pour qu’il puisse la réaliser. Le groupe de travail recherche alors les actions qui dépendent de cette tâche.

On réitère cette réflexion pour l’ensemble des éléments qui vont composer le planning. Il est parfois nécessaire de revenir en arrière quand on trouve des prérequis qui n’ont pas été discutés.

Au fil des tâches évoquées, on positionne celles-ci sur la timeline préparée grâce à des post-it. Le post-it contient les éléments clés de ce qu’il représente et il est possible d’utiliser différentes couleurs pour faire des distinctions

Le secrétaire est en charge de consigner les détails des tâches. Il consigne aussi les décisions et points en suspens pour les diffuser et les suivre.

A l’issue de ce planning interactif, le planning réalisé sera transmis accompagné d’un compte-rendu reprenant les points clés discutés. Par la suite, l’équipe projet reprendra le planning du projet pour prendre en compte les éléments discutés.

 

Pour aller plus loin

N’hésitez pas à consulter notre article détaillant comment réaliser un planning projet avec Excel.

Vous pouvez aussi télécharger gratuitement notre modèle de planning Excel.

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